Tento překlad slouží pouze pro informaci. Právně závazná je výhradně nizozemská verze.
Protokol ohlašovací povinnosti při úniku dat
Úvodní úvahy
- Společnost Dena Textile Productions B.V. klade důraz na řádné zabezpečení svých (elektronických) systémů, v nichž jsou uloženy a zpracovávány osobní údaje.
- Nikdy nelze zcela vyloučit, že k úniku dat dojde.
- Společnost Dena Textile Productions B.V. je na základě obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) povinna (závažné) úniky dat ohlašovat nizozemskému úřadu pro ochranu osobních údajů (Autoriteit Persoonsgegevens) a subjektům údajů.
- Společnost Dena Textile Productions B.V. si přeje plnit své zákonné povinnosti.
- Společnost Dena Textile Productions B.V. proto formulovala politiku, jak co nejadekvátněji postupovat, dojde-li přesto k úniku dat.
1 - Definice úniku dat
O únik dat, tedy o porušení zabezpečení osobních údajů, jde tehdy, dojde-li k porušení zabezpečení, které vede náhodně nebo protiprávně ke zničení, ztrátě, změně nebo neoprávněnému poskytnutí přenášených, uložených nebo jinak zpracovávaných údajů anebo k neoprávněnému přístupu k nim.
2 - Interní odpovědná osoba pro ohlašování úniků dat
Společnost Dena Textile Productions B.V. jmenovala interní odpovědnou osobu pro vyřizování úniků dat. Touto odpovědnou osobou je oddělení Marketing, přičemž prvním kontaktním místem je: Rolf van Eden.
3 - Interní oznámení při zjištění úniku dat
Kdo zjistí únik dat ve společnosti Dena Textile Productions B.V., oznámí to neprodleně interní odpovědné osobě. Je-li to možné, zajistí ten, kdo únik dat zjistil, současně, aby byly uniklé údaje ihned na dálku vymazány nebo znepřístupněny.
4 - Šetření interní odpovědné osoby
Interní odpovědná osoba zjišťuje mimo jiné: zda došlo ke ztrátě osobních údajů nebo zda mohou být zneužity; kdo nebo která oddělení v rámci organizace jsou do úniku dat zapojeni; zda je do incidentu zapojen zpracovatel.
5 - Odvrácení úniku dat
Interní odpovědná osoba únik dat zastaví, je-li to ještě možné, a dále přijme nezbytná opatření k co nejlepšímu odvrácení úniku dat.
6 - Určení následků úniku dat
Interní odpovědná osoba zkoumá možné následky úniku dat podle povahy a rozsahu uniklých údajů a určuje, jaké nepříznivé následky to může mít pro subjekty údajů.
7 - Součinnost při poskytování údajů o úniku dat
Ten, kdo únik dat zjistil nebo oznámil, poskytuje interní odpovědné osobě veškerou součinnost tím, že co nejrychleji a co nejlépe (písemně) odpovídá na otázky týkající se: co se stalo; nehoda nebo zlý úmysl; kdy k tomu došlo; kdy to bylo zjištěno; druh uniklých údajů; stav šifrování; možnost dálkového výmazu; možné následky; zasažené skupiny; počet osob; zapojení zemí EU; technická a organizační opatření.
8 - Dostupnost zaměstnanců po zjištění úniku dat
Vedoucí oddělení, z něhož k úniku dat došlo, jakož i ten, kdo únik dat zjistil, a každý, kdo je vzhledem ke své funkci nebo znalostem schopen přijmout organizační nebo technická opatření, se prvních 24 hodin po zjištění drží k dispozici.
9 - Rozhodnutí o ohlášení úniku dat
Interní odpovědná osoba rozhodne co nejdříve, v každém případě však do 72 hodin od zjištění, zda je ohlášení nutné. Únik dat se v zásadě vždy ohlašuje nizozemskému úřadu pro ochranu osobních údajů (Autoriteit Persoonsgegevens), ledaže není pravděpodobné, že by únik dat představoval riziko pro práva a svobody subjektů údajů.
10 - Ohlášení úniku dat úřadu Autoriteit Persoonsgegevens nebo subjektům údajů
Interní odpovědná osoba zajišťuje ohlášení. Ohlášení se provádí co nejdříve po zjištění, nejpozději však do 72 hodin od zjištění úniku dat. Žádný jiný zaměstnanec nesmí ohlášení učinit samostatně.
11 - Následky ohlášení úniku dat
V případě nepříznivých následků určí interní odpovědná osoba způsob informování, následné péče a nezbytné kroky. Došlo-li k úniku dat, bez ohledu na to, zda byl ohlášen či nikoli, jsou co nejdříve přijata odpovídající technická nebo organizační opatření.
12 - Vedení evidence úniků dat
Interní odpovědná osoba vede evidenci obsahující: popis incidentu, datum a čas úniku dat, datum zjištění, druh údajů, kategorie subjektů údajů, počet osob, zapojení zemí EU, stav ohlášení úřadům a subjektům údajů, způsoby informování, následky a přijatá opatření.
Dotazy k (možnému) úniku dat lze směrovat na adresu privacy@dena.nl.