Ovaj prijevod služi samo u informativne svrhe. Pravno je obvezujuća isključivo nizozemska verzija.
Protokol o obvezi prijave povreda osobnih podataka
Uvodna razmatranja
- Dena Textile Productions B.V. pridaje veliku važnost dobroj zaštiti svojih (elektroničkih) sustava u kojima se pohranjuju i obrađuju osobni podaci.
- Nikada se ne može u potpunosti spriječiti da dođe do povrede osobnih podataka.
- Dena Textile Productions B.V. na temelju Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR) obvezan je (ozbiljne) povrede osobnih podataka prijaviti nizozemskom nadzornom tijelu Autoriteit Persoonsgegevens i ispitanicima.
- Dena Textile Productions B.V. želi ispuniti svoje zakonske obveze.
- Dena Textile Productions B.V. stoga je utvrdio politiku kako bi postupio što primjerenije ako do povrede osobnih podataka ipak dođe.
1 - Definicija povrede osobnih podataka
O povredi osobnih podataka riječ je kada dođe do povrede sigurnosti koja slučajno ili na nezakonit način dovodi do uništenja, gubitka, izmjene, neovlaštenog otkrivanja podataka ili neovlaštenog pristupa podacima koji su preneseni, pohranjeni ili na drugi način obrađeni.
2 - Interno odgovorna osoba za prijavu povreda osobnih podataka
Dena Textile Productions B.V. imenovao je internu odgovornu osobu za postupanje s povredama osobnih podataka. Ta odgovorna osoba je odjel Marketinga, a prva kontaktna točka je: Rolf van Eden.
3 - Interna prijava pri otkrivanju povrede osobnih podataka
Osoba koja otkrije povredu osobnih podataka u društvu Dena Textile Productions B.V. o tome bez odgode obavještava internu odgovornu osobu. Ako je moguće, osoba koja je povredu osobnih podataka otkrila istodobno se brine da se procurjeli podaci odmah daljinski izbrišu ili učine nedostupnima.
4 - Istraga interne odgovorne osobe
Interna odgovorna osoba istražuje, među ostalim: jesu li osobni podaci izgubljeni ili se mogu nezakonito upotrijebiti; tko je ili koji su odjeli unutar organizacije uključeni u povredu osobnih podataka; je li u incident uključen izvršitelj obrade.
5 - Suzbijanje povrede osobnih podataka
Interna odgovorna osoba zaustavlja povredu osobnih podataka ako je to još moguće te nadalje poduzima nužne mjere kako bi povredu osobnih podataka što bolje suzbila.
6 - Utvrđivanje posljedica povrede osobnih podataka
Interna odgovorna osoba istražuje moguće posljedice povrede osobnih podataka na temelju prirode i opsega podataka koji su procurjeli te utvrđuje kakve štetne posljedice to može imati za ispitanike.
7 - Suradnja pri pružanju podataka o povredi osobnih podataka
Osoba koja je povredu osobnih podataka otkrila odnosno prijavila pruža internoj odgovornoj osobi punu suradnju tako da što brže i što bolje (pisanim putem) odgovori na pitanja koja se odnose na: što se dogodilo; nesretan slučaj ili zla namjera; kada se dogodilo; kada je otkriveno; vrsta procurjelih podataka; status enkripcije; mogućnost daljinskog brisanja; moguće posljedice; pogođene skupine; broj osoba; uključenost država članica EU-a; tehničke/organizacijske mjere.
8 - Dostupnost osoblja nakon otkrivanja povrede osobnih podataka
Odgovorna osoba odjela u kojem je došlo do povrede osobnih podataka, kao i osoba koja je povredu osobnih podataka otkrila te svatko tko je na temelju svoje funkcije ili svojeg znanja u stanju poduzeti organizacijske i/ili tehničke mjere, ostaju dostupni prva 24 sata nakon otkrivanja.
9 - Odluka o prijavi povreda osobnih podataka
Interna odgovorna osoba odlučuje što je prije moguće, a u svakom slučaju u roku od 72 sata nakon otkrivanja, je li prijava potrebna. Povreda osobnih podataka u načelu se uvijek prijavljuje nizozemskom nadzornom tijelu Autoriteit Persoonsgegevens, osim ako nije vjerojatno da ta povreda osobnih podataka predstavlja rizik za prava i slobode ispitanika.
10 - Prijava povreda osobnih podataka nadzornom tijelu Autoriteit Persoonsgegevens i/ili ispitanicima
Interna odgovorna osoba brine se za prijavu. Prijava se podnosi što je prije moguće nakon otkrivanja, a najkasnije u roku od 72 sata nakon otkrivanja povrede osobnih podataka. Nijedan drugi zaposlenik ne smije prijavu podnijeti samostalno.
11 - Posljedice prijave povreda osobnih podataka
U slučaju negativnih posljedica interna odgovorna osoba određuje način informiranja, naknadnu skrb i nužne radnje. Ako je došlo do povrede osobnih podataka, neovisno o tome je li ona prijavljena ili nije, što je prije moguće poduzimaju se primjerene tehničke i/ili organizacijske mjere.
12 - Vođenje evidencije povreda osobnih podataka
Interna odgovorna osoba vodi evidenciju koja sadrži: opis incidenta, datum i vrijeme povrede osobnih podataka, datum otkrivanja, vrstu podataka, kategorije ispitanika, broj osoba, uključenost država članica EU-a, status prijave nadležnim tijelima i ispitanicima, načine informiranja, posljedice i poduzete mjere.
Pitanja o (mogućoj) povredi osobnih podataka mogu se uputiti na privacy@dena.nl.